Eine gut organisierte Unternehmensstruktur erleichtert die Zusammenarbeit und schafft klare Verantwortlichkeiten. Gerade in wachsenden Unternehmen kann es jedoch schwierig werden, alle Abteilungen, Teams und Positionen im Überblick zu behalten. Ein Organigramm bietet hierfür eine visuelle Lösung. Es stellt die wichtigsten organisatorischen Beziehungen übersichtlich dar und kann sowohl für interne als auch für planerische Zwecke eingesetzt werden.
Die digitale Erstellung eines solchen Diagramms ist heute deutlich einfacher als früher. Mit einer passenden software für organigramme können Unternehmen verschiedene Hierarchieebenen anlegen, Positionen miteinander verbinden und die Darstellung bei Veränderungen aktualisieren.
Was macht ein Organigramm nützlich?
Ein Organigramm dient in erster Linie dazu, eine Organisationsstruktur verständlich darzustellen. Statt Informationen ausschließlich in Textform oder Tabellen zu speichern, werden Beziehungen grafisch dargestellt.
Typischerweise befinden sich Führungskräfte oder die Geschäftsleitung an einer zentralen Position. Darunter folgen Abteilungen, Teams und weitere Stellen. Verbindungslinien können zeigen, welche Positionen einander untergeordnet oder organisatorisch zugeordnet sind.
Dadurch können Mitarbeiter schneller erkennen, wie ein Unternehmen aufgebaut ist und welche Bereiche miteinander zusammenarbeiten.
Warum Organigramme digital erstellt werden
Bei einem kleinen Unternehmen kann ein Organigramm noch relativ schnell von Hand erstellt werden. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl wächst allerdings auch der Aufwand für die Pflege.
Eine digitale Lösung ermöglicht es, vorhandene Strukturen jederzeit zu bearbeiten. Neue Positionen können ergänzt, bestehende Elemente verschoben und nicht mehr benötigte Einträge entfernt werden.
Ein weiterer Vorteil liegt in der automatischen Anordnung. Wenn mehrere Ebenen vorhanden sind, kann eine manuelle Gestaltung schnell unübersichtlich werden. Automatische Layoutfunktionen können dabei helfen, die Darstellung strukturiert zu halten.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Bei der Auswahl einer Organigramm-Lösung sollten Unternehmen nicht nur auf die Optik achten. Auch die praktischen Funktionen spielen eine wichtige Rolle.
Vorlagen für unterschiedliche Strukturen
Vorlagen können die Erstellung eines neuen Diagramms beschleunigen. Je nach Organisation können beispielsweise hierarchische, funktionale oder projektbezogene Strukturen als Ausgangspunkt verwendet werden.
Eine Vorlage muss anschließend an die tatsächlichen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden.
Flexible Hierarchieebenen
Unternehmen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Größe und Aufbauorganisation. Während ein kleines Team möglicherweise nur zwei oder drei Ebenen benötigt, können größere Organisationen wesentlich umfangreichere Strukturen haben.
Die verwendete Software sollte deshalb ausreichend flexibel sein, um weitere Ebenen und Abteilungen hinzufügen zu können.
Automatische Verbindungslinien
Verbindungslinien sind ein wichtiger Bestandteil eines Organigramms. Sie zeigen, welche Positionen miteinander verbunden sind.
Bei Änderungen sollte die Software diese Verbindungen möglichst automatisch aktualisieren. Das reduziert den manuellen Aufwand und verhindert, dass Linien nach jeder Veränderung neu gezeichnet werden müssen.
Informationen zu Positionen
Je nach Einsatzzweck können neben dem Namen auch weitere Angaben angezeigt werden. Dazu gehören beispielsweise Jobtitel, Abteilung oder Verantwortungsbereich.
Unternehmen sollten jedoch darauf achten, nur die Informationen zu verwenden, die für die jeweilige Darstellung tatsächlich erforderlich sind.
Welche Organisationsstrukturen können dargestellt werden?
Ein Organigramm muss nicht zwangsläufig eine klassische Unternehmenshierarchie abbilden.
Hierarchische Organisation
Die klassische Variante zeigt die verschiedenen Führungsebenen von oben nach unten. Sie eignet sich besonders für Organisationen mit klar definierten Berichtslinien.
Funktionale Organisation
Bei dieser Darstellung stehen die verschiedenen Unternehmensfunktionen im Vordergrund. Abteilungen wie Personal, Finanzen, Marketing, Vertrieb oder IT können übersichtlich voneinander getrennt werden.
Projektorganisation
Bei projektorientierten Unternehmen kann es sinnvoll sein, die beteiligten Teams und Verantwortlichen eines Projekts darzustellen. Dadurch wird sichtbar, welche Personen oder Bereiche an einer gemeinsamen Aufgabe beteiligt sind.
Matrixorganisation
Eine Matrixstruktur kann mehrere Verantwortungsbeziehungen gleichzeitig enthalten. Dadurch ist sie anspruchsvoller darzustellen als eine einfache Hierarchie. Flexible digitale Werkzeuge können hier besonders hilfreich sein.
Organigramme als Teil des Onboardings
Neue Mitarbeiter müssen sich zunächst mit den Strukturen eines Unternehmens vertraut machen. Ein Organigramm kann diesen Prozess unterstützen.
Durch die grafische Darstellung können neue Kollegen beispielsweise schneller erkennen, welche Abteilungen vorhanden sind und welche Positionen zu bestimmten Bereichen gehören.
Das Organigramm ersetzt natürlich keine persönliche Einführung. Es kann aber als ergänzendes Dokument dienen, auf das Mitarbeiter bei organisatorischen Fragen zurückgreifen können.
Unterstützung bei Umstrukturierungen
Auch bei Veränderungen innerhalb eines Unternehmens können Organigramme nützlich sein. Wenn Abteilungen zusammengelegt, neue Teams gegründet oder Verantwortlichkeiten verändert werden, lässt sich die geplante Struktur zunächst visualisieren.
So können verschiedene organisatorische Modelle dargestellt und anschließend intern besprochen werden.
Ein digitales Diagramm hat dabei den Vorteil, dass Änderungen ohne eine komplette Neuerstellung vorgenommen werden können.
Gemeinsame Bearbeitung und Aktualisierung
In größeren Unternehmen stammen die Informationen für ein Organigramm häufig aus verschiedenen Bereichen. Die Personalabteilung kennt beispielsweise aktuelle Stellenbesetzungen, während Abteilungsleiter für die Struktur ihrer jeweiligen Teams verantwortlich sind.
Eine Lösung mit geeigneten Funktionen für Zusammenarbeit und Freigabe kann die Abstimmung erleichtern. Wichtig ist dabei, dass stets klar bleibt, welche Version des Organigramms aktuell ist.
Regelmäßige Aktualisierungen verhindern, dass veraltete Informationen über längere Zeit verwendet werden.
Datenschutz nicht vergessen
Ein Organigramm kann personenbezogene Daten enthalten. Neben Namen können beispielsweise Positionen, E-Mail-Adressen oder andere Kontaktdaten dargestellt werden.
Deshalb sollte vor der Veröffentlichung geprüft werden, welche Informationen tatsächlich notwendig sind. Ein Organigramm für die interne Nutzung kann beispielsweise umfangreicher sein als eine Darstellung, die auf einer öffentlich zugänglichen Unternehmensseite erscheint.
Auch bei cloudbasierten Lösungen sollten Unternehmen die vorhandenen Zugriffs- und Freigabemöglichkeiten berücksichtigen.
Übersichtlichkeit sollte im Mittelpunkt stehen
Ein professionelles Organigramm muss nicht möglichst viele Informationen enthalten. Entscheidend ist vielmehr, dass die wichtigsten Zusammenhänge schnell verstanden werden können.
Eine klare Anordnung, einheitliche Bezeichnungen und ausreichend Abstand zwischen den einzelnen Elementen verbessern die Lesbarkeit. Bei sehr großen Organisationen kann es sinnvoll sein, eine allgemeine Übersicht mit separaten Detailansichten für einzelne Abteilungen zu kombinieren.
Organigramme sind ein praktisches Werkzeug, um Unternehmensstrukturen visuell darzustellen. Sie können Hierarchien, Abteilungen, Teams und Verantwortlichkeiten verständlich abbilden und sowohl im täglichen Arbeitsumfeld als auch bei organisatorischen Veränderungen eingesetzt werden.
Eine digitale software für organigramme kann die Erstellung und Pflege solcher Darstellungen erheblich vereinfachen. Vorlagen, automatische Layouts, flexible Hierarchieebenen und einfache Aktualisierungsmöglichkeiten sind dabei besonders nützlich.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen vor allem ihre eigene Organisationsstruktur und den geplanten Einsatzzweck berücksichtigen. Eine Lösung, die einfach zu bedienen ist und gleichzeitig mit der Organisation wachsen kann, bietet langfristig eine praktische Grundlage für die Visualisierung von Unternehmensstrukturen.
